Miten ohjata kasvuyrityksen hallitusta keskittymään olennaisiin tekijöihin kasvun ja menestyksen vauhdittamiseksi? Miksi hallitusarvioinnit ovat tehokas väline ja miten varmistat, että saat hallituksesi potentiaalin täysimääräisesti hyödynnettyä?

Boardman Grown webinaarissa avataan, kuinka hallitusarvioinnin avulla voidaan systemaattisesti kehittää hallituksen toimintaa kasvuyrityksissä.

Webinaarissa arvokkaita kokemuksia ja oppeja ovat jakamassa Vapauden hallituksen puheenjohtaja Leena Niemistö sekä Vincitin toimitusjohtaja Mikko Kuitunen.Tilaisuuden moderoi Boardmanin Arviointipalveluiden johtaja Hanna-Mari Aula.

Lisäksi löydät videon jälkeen Q&A-osion, jossa vastaukset webinaarissa esiin nousseisiin kysymyksiin.

 

Katso webinaarin tallenne alta

 

Alla oleviin kysymyksiin ovat vastanneet Boardmanin partnerit Esa Matikainen ja Ari Virtanen sekä Boardmanin arviointipalveluista vastaava johtaja Hanna-Mari Aula. Mikäli kysymys on alun perin osoitettu webinaarin vieraille, siihen on tässä yhteydessä vastattu yleisellä tasolla.

Q: Mitenkä omistajan tahtotila otetaan huomioon itsearvioinnissa ja kun omistajat päättää kuitenkin hallituksen jäsenistä, niin miten kommunikointi tuloksista käydään omistajien kanssa?

A: Omistajan tahtotilaan liittyviä kysymyksiä on arvioinnissa useampia. Tulokset voidaan raportoida omistajille, mikäli niin halutaan. Arvioinnin tilaajana voi myös olla omistaja tai omistajan edustaja. Tilaajan ei siis tarvitse olla hallitus tai hallituksen puheenjohtaja.

Q: Vaikka omistajat valitsevat hallituksen, niin eikö arviointi voi myös antaa alustaa hallituksen jäsenille oma-arviontiin omasta osaamisesta. Eli onko yrityksen kannalta parasta väistyä ja antaa tilaa tarvittavalle osaamiselle.

A: Itsearvioinnissa arvioidaan myös hallituksen kokoonpanon sopivuutta ja saadaan esiin siihen liittyviä mahdollisia kehitystarpeita. Tyypillisesti keskiössä ei kuitenkaan ole yksilötason osaamiset vaan keskitytään kokonaisuuteen. Arviointiin liittyvissä haastatteluissa asiaa voidaan toki käsitellä laajemmin, etenkin jos se oletetaan yhdeksi keskeiseksi kehittämisen kohteeksi.

Q: Miten usein katsotte tämän kaltaisen prosessin hyödylliseksi. Kerran vuoteen tai aina hallitusjäsenten vaihtuessa?

A: Itsearviointi kuuluu hyvään hallintotapaan ja se on suositeltavaa tehdä vuosittain. Monella yrityksellä itsearviointi on hallituksen vuosikellossa. Yleisesti suositellaan lisäksi, että ainakin joka kolmas vuosi ja aina hallituksen kokoonpanon muututtua arvioinnissa hyödynnetään ulkopuolista asiantuntijaa ja haastatteluita.

Q: Onko joku tietty kehitysvaihe/muutoskohta yhtiöissä yleensä, jolloin arviointeja kannattaa tehdä?  Mikä olisi tärkein neuvo/oppi yritykselle, joka pohtii tekisikö arvioinnin?

A: Kuuntele tallenteelta Leenan ja Mikon ajatuksia siitä, miksi, miten usein ja missä tilanteessa arviointeja kannattaa tehdä, ja missä vaiheessa ne kannattaa ottaa käyttöön kasvuyrityksessä.

Q: Jos hallituksen jäsenet selkeästi, kuten on huomattu viimeiset 15-v, ovat keskittyneet enemmän olemassa olevan toiminnan tehostamiseen ja kulujen karsintaan kuin kasvuun JA juuri syystä, että se on vähemmän riskipitoista, niin miten tämä maassa jo pitkään vallinnut hallitusmoodi voidaan muuttaa. Itsearviointihan ei tätä tunnusta yleensä.

A: Arvioinnissa selvitetään hallituksen näkemystä yrityksen kasvutavoitteista. “Maassa vallinneen hallitusmoodin” muuttaminen sinänsä ei ole arvioinnin keskeinen lähtökohta, vaan arviointi lähtee aina arvioitavasta yrityksestä ja sen tavoitteista ja tilanteesta. Arviointi on kehittämisen työkalu yksittäiselle yhtiölle. Toki kokonaisuutena Boardman Grow erityisesti pyrkii rakentamaan kasvun kulttuuria Suomessa.

Q: Ydinkysymys: Tuoko itsearviointi todella aitoja lopputuloksia näin pienessä ankkalammessa, jossa ristiinkytkennät ovat meillä usein suuremmat kuin monessa muussa isommassa taloudessa?

A: Kyllä tuo. Kokemuksemme mukaan osallistujat pystyvät vastaamaan itsearvioinnin kysymyksiin rehellisesti, rakentavasti ja sopivalla kriittisyyden asteella. Olennaista on myös se, miten tulokset käsitellään hallituksessa. Arviointiin mahdollisesti liittyvissä haastatteluissa asioihin päästään jo huomattavasti syvällisemmin kiinni ja silloin pystytään tuomaan pintaan myös sellaisia asioita, jotka eivät ehkä muuten tulisi esiin.

Q: Paljonko yrityksen edustajilta kului aikaa eli oliko prosessi kuinka raskas? Oletus on toki, että oli vaivan väärtti.

A: Arviointiprosessi on tehty vastaajille helpoksi ja mahdollisimman vaivattomaksi. Itsearviointiin vastaamiseen menee noin 15-30 minuuttia, riippuen toki siitä, kuinka paljon kukin käyttää aikaa asioiden pohtimiseen ja avoimiin kysymyksiin vastaamiseen. Haastatteluihin ja tulosten purkuun varataan tyypillisesti noin tunti. Hyvä on kuitenkin muistaa, että itsearvioinnissakin on kyse organisaation ja hallituksen työskentelyn kehittämisestä, joten riittävästi siihen kannattaa panostaa ja allokoida aikaa.

Q: Ei ehkä koske näitä case-tapauksia, mutta onko Boardmanilla kokemusta tapauksista, joissa arviointi on tuonut kritiikkiä puheenjohtajan toiminnasta ja ottamasta roolista?

A: Puheenjohtaja ei ole tyypillisin kritiikin kohde arvioinneissa, mutta kyllä sitäkin välillä esiintyy. Voi toki olla, että jo se, että arviointeja ylipäätään tehdään, kertoo puheenjohtajan ammattimaisuudesta ja halusta kehittyä myös itse. Mikäli tyytymättömyyttä puheenjohtajaa kohtaan on, se tulee kyllä arvioinneissa esiin.

Q: Alussa mainitsitte arvioitavan muun muassa strategiaa ja toiminnan prioriteetteja. Muuttiko arvio näitä?

A: Yleisesti voidaan todeta, että hallitusarvioinnissa arvioidaan hallituksen strategista vaikuttavuutta ja operatiivista tehokkuutta. Tavoite on ennen kaikkea yhteisen tilannekuvan muodostaminen. Jos havaitaan muutostarpeita esimerkiksi strategiaan liittyen, niin muutokset tehdään erillisessä hankkeessa.

Q: Muuttiko arvio käytäntöjä siitä, miten uudet hallitusjäsenet jatkossa ”koulutetaan” yrityksen tavoitteisiin ja toimintaan?

A: Arvioinnissa kysytään monipuolisesti esimerkiksi yrityksen toimintaan, tavoitteisiin, strategiaan ja hallituksen työskentelyyn liittyen. Tulosten raportoinnissa tehdään lisäksi erilaisia yhteenvetoja ja koonteja, jotka ovat hyvää materiaalia hallitusjäsenten perehdyttämiseen.

Q: Miten CSRD/ESRS:n johtamiseen liittyvät vaatimukset johdolle ja hallitukselle on otettu huomioon Mikon ja Leenan yrityksissä ja toisaalta hallitusarvioinneissa?

A: Boardmanin hallitusarviointi sisältää kysymyksiä vastuullisuudesta ja miten siihen liittyvät asiat on yrityksessä huomioitu. Lisäksi monet yritykset perustavat omia CSRD/ESRS-kehittämisohjelmia, joita kartoitetaan arvioinnissa.

Q: Hallitus on yksi tärkeistä tiimeistä yhtiössä. Miten teidän mielestänne tämä auttoi hallituksen kehittymisessä tiiminä vai auttoiko?

A: Hallitusarvioinnissa on useita kysymyksiä liittyen hallituksen operatiiviseen toimintaan. Lisäksi tulokset raportoidaan siten, että nähdään, missä asioissa hallitus on erimielinen. Niiden pohjalta käyty keskustelu tukee hallituksen kehittymistä tiiminä.

Q: Tuliko kyselyn pohjalta muutostarpeita hallituksen kokoonpanoon eli esim. huomattiin, että hallituksen osaamiset ja kokemukset eivät vastaa strategian toteuttamisen vaatimuksia? Esim kansainvälinen kokemus kohdemaista tai muu vastaava.

A: Hallitusarvioinneissa tulee tyypillisesti aina esille osaamisiin, kokemuksiin ja diversiteettiin liittyviä näkökulmia, jotka ovat yrityksen tulevaisuuden kannalta olennaisia. Näitä on hyvä pohtia, kun hallituksen kokoonpanosta seuraavan kerran päätetään.

Q: Hallituspaikka ei ole ”eläkevirka” – avasiko arviointi keskustelun hallituksen kesken siitä, onko oikeanlainen sekoitus osaamista hallituksessa ja kuinka kierrätetään jäseniä, jotta osaaminen tukee parhaiten yrityksen vaihetta?

A: Arvioinnissa kysytään hallituksen kokoonpanosta, kokemuksesta ja osaamisesta. Nämä ovat ehdottoman tärkeitä asioita kaikissa yhtiöissä. Tulokset antavat hyvän pohjan esimerkiksi nimitystoimikunnan työlle. Kuuntele tallenteelta Leenan ja Mikon ajatuksia hallituksen itsearvioinnin merkityksestä hallituksen kokoonpanon ja osaamisen arvioimisessa.

Q: Hei Leena ja Mikko! Tosi mukavaa kuulla Vincitin ja Vapauden kokemuksia. IT alalla on takana vaikeampi vuosi 2023. Jossain firmoissa kasvustrategia on vaihtunut turnaround-strategiaksi. Miten kokemuksenne mukaan hallituksen kannattaa toimia johdon suuntaan vaikeimpina hetkinä ja auttoiko kenties hallitusarviointi?

A: Yleisesti puhuen, hallituksen tehtävä on toimia johdon tukena. Tuen osoittaminen johdolle vaikeissa tilanteissa on erittäin tärkeää ja se auttaa johtoa suoriutumaan. Arvioinnissa on tähän liittyviä kysymyksiä, vaikkakin niihin hallitusarvioinneissa vastataan hallituksen näkökulmasta (mikäli johto ei osallistu arviointiin). Tämä ei luonnollisestikaan poista tarvetta arvioida johtoa myös kriittisesti.

Q: Arvionne siitä, tuleeko tekoäly ”jäseneksi” hallitustyöhön?

A: Tekoälyä käytetään jatkuvasti enemmän tiedon keruuseen ja jäsentämiseen. Tekoäly “jäsenenä” on ehkä enemmän “markkinointikikka”, jolla halutaan korostaa omaa osaamista tekoälyn hyödyntämisessä. Tärkeää on sen sijaan, että hallituksen jäsenillä on ymmärrys tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksista niin hallitustyössä kuin yrityksen liiketoiminnassa.

Q: Tuliko ilmi tarpeita hallituksen jäsenten kouluttamisesta?

A: Hallituksen jäsenten kouluttamistarpeita Boardmanin arvioinneissa tulee esiin ajoittain ja erityisesti tietyntyyppisissä yrityksissä ja organisaatioissa. Usein hallituksen jäsenten odotetaan kuitenkin olevan “valmiita” tuottamaan lisäarvoa heti ja olevan eri tavoin ajan hermolla, mutta ei niinkään yrityksen järjestämien koulutusten turvin vaan kunkin omien verkostojen ja osaamisen turvin. Perehdytysvaihe on toki asia erikseen ja se tulee tehdä huolellisesti.

Q: Onko arvioissa noussut esille tarve esim. Advisory Boardille lisäämään valittuja osaamisia tiettyjen strategisten hankkeiden tukemiseksi väliaikaisesti?

A: Advisory Boardien tarve nousee välillä esille yksittäisenä asiana, mutta ei mitenkään laajassa mittakaavassa. Tärkeää on rooleista sopiminen ja kunkin foorumin hyödyntäminen sille sopivalla tavalla.

Q: Onko pohdittu, että hallitus teettäisi 180/360-arvioita, koska hallituksen toiminnan arvioinnin osaamista on myös organisaatiolla, joka voi arvioida vastaako hallituksen toiminta sitä mitä yrityksen kulloinenkin vaihe tarvitsee? Tämä toki koskee vain niitä organisaatioita, joissa hallitus on laajasti suoraan yhteydessä operatiiviseen johtoon.

A: Boardman toteuttaa erilaisia arviointeja omistajien, hallituksen ja johdon työn tueksi. Hallitusarviointi kohdennetaan hallitukselle, mutta esimerkiksi Hallituksen ja johdon tilannekuva -arviointiin osallistuu hallituksen lisäksi koko johtoryhmä. Näin saadaan palautetta laajasti myös johdolta ja nähdään, missä asioissa hallituksen ja johdon näkemykset ovat yhteneväiset ja missä näkemykset eroavat.

Haluatko kuulla lisää arvioinneista?

Ota yhteyttä Hanna-Mari Aulaan, hanna-mari.aula@boardman.fi tai lue lisää Boardman-arvioinneistä tästä!