Työkalu hallitustyöskentelyn tehostamiseen – case Gapps

Työkalu hallitustyöskentelyn tehostamiseen – case Gapps

Saumaton yhteistyö omistaja – hallitus – johto -päätöksentekoketjussa korostuu myös kasvuyrityksissä. Kasvuyrityksissä hallitusten kokousten agendalla ovat liiketoimintaa eteenpäin vievät toimenpiteet, kuten esimerkiksi strategian täytäntöönpanon seuraaminen ja analyysi siitä, missä onnistuttiin ja mitä tulee kehittää. Hallitusten työtä voidaan helpottaa yhteisellä työkalulla, josta kaikki jäsenet voivat seurata lukuja ja dataa samasta järjestelmästä.

Kuinka suunnata keskustelua enemmän tulevaisuuteen?

Gappsin hallituksen puheenjohtaja Vesa Sironen kertoo, kuinka hän on onnistunut suuntaamaan keskustelua enemmän tulevaisuuteen hallituksen kokoontuessa.

Kasvuyrityksen strategia rakentuu kilpailuedun ja kannattavan kasvun perustalle. Tämän täytäntöönpanon seuraamiseksi tulee luoda selkeät askelmerkit sekä mittarit. Myös oikea-aikainen reagointi toimintaympäristön muutoksiin on elintärkeää ja silloin korostuu erityisesti avoin viestintä, tiedonjako sekä osaaminen.

Hallituksen ja operatiivisen johdon yhteistyön pitäisi olla saumatonta. Usein kuitenkin uusilta yrityksiltä puuttuu keskijohto, mikä tekee toimitusjohtajan ja hallituksen työn haasteelliseksi. Heidän työpöydältään, kun löytyy hoidettavia ja päätettäviä asioita laidasta laitaan. Hallituksilta tarvitaankin tällöin erityisesti asioiden priorisointia ja oikeisiin asioihin fokusointia.

Menestyvällä kasvuyrityksellä on aktiivinen hallitus

Mistä tietää onko hallituksen agendalla oikeita asioita? Houkutus puuhasteluun on suuri, varsinkin kun hallituksen katse pitäisi suunnata enemmän eteenpäin eikä menneiden lukujen seurantaan.

Kysyimme Gappsin hallituksen puheenjohtajalta Vesa Siroselta, kuinka vahvassa kasvussa oleva Google Cloud-palveluita tarjoava it-talo Gapps on ratkaissut ongelman. ”Yhteenvetona voisi todeta, että meille on räätälöity oma malli, jonka pohjalta yrityksemme toimii. Yksittäisiin asioihin voi aina palata ja niitä voi nostaa keskusteluun, mutta kokonaisuus on meillä aina kuitenkin taustalla.”

Sironen toteaakin, että hallituksen kokouksessa tavoitteena on katsoa noin 25-30 prosenttia hallituksen kokousajasta toteutuneita lukuja. Sen sijaan 70-75 prosenttia hallituksen kokousajasta on tarkoitus suunnata keskusteluun tulevaisuudesta. ”Ihan vielä tähän ei olla päästy, mutta hyvällä matkalla tätä kohti,” kertoo Sironen.

Moderni tapa toimia hyvillä työkaluilla

Strategian toimivuutta kannattaa seurata nykyaikaisilla työkaluilla. Gappsillä hyödynnetään strategian täytäntöönpanon apuna työkalua nimeltä Clarity.

Clarity on yrittäjältä yrittäjälle -filosofian pohjalta kehitetty työkalu, joka luotiin, koska hallituksen ja johdon kannalta tärkeä data piti kaivaa useasta eri lähteestä ja hallituksen kokouksissa keskustelu ja päätöksenteko katkesi, kun oikeaa tietoa ei ollut saatavilla.

Clarity on toimialariippumaton pilvipalvelu, joka räätälöidään yrityksille aina tapauskohtaisesti. Järjestelmä sisältää keskeisimmät mittarit sekä datan ja tietoja analysoidaan kuukausittain. Analysoidun tiedon pohjalta on mahdollista tehdä ennusteita jopa vuosiksi eteenpäin.

”Meidän hallituksemme jäsenille jaetaan linkki järjestelmään ja kun kokouspäivämäärä lähestyy, muistutan hallituksen jäseniä siitä, että päivitetyt luvut löytyvät järjestelmästä. Jokainen hallituksen jäsen tutustuu aineistoon etukäteen ja keskusteluun nostetaan oikeastaan vain poikkeamia. Strategiaa teemme OKR-prosessin kautta. Tällöin mielestäni tunnuslukupuoli on parempi ja ajan tasalla. Clarity-järjestelmässä on kaikki tarvittava tieto samassa paikassa, strategian toimivuutta on helppo viestiä kaikille samasta järjestelmästä”, kertoo Vesa.

Tarvittava ja seurattava data löytyy graafeina sekä lukuina riippuen henkilöstä kumpi esityskeino on hänestä helpompaa lukea ja omaksua.

Hallitustyön kehittämisestä kiinnostunut Vesa toteaa kuulleensa, että joissakin yrityksissä hallituksissa keskustellaan yksittäisistä KPI:stä ja tehtävistä enemmän. ”Itse haluan korostaa kokonaisuuden seuraamista ja onnistumista kasvustrategiassa.”

Blogin kirjoittaja Anne Henriksson

Blogin kirjoittajasta

Blogin kirjoittaja Anne Henriksson toimii Aamu Partnersin Senior Advisorina ja on toiminut Boardman Grow verkoston aktiivisena jäsenenä useiden vuosien ajan. Suuri kiitos myös Gappsin hallituksen puheenjohtajalle Vesa Siroselle.