Mitkä ovat edellytykset toimivalle hallitukselle?
Jos yrityksen nykyinen johto ja omistajat eivät ole valmiita vastaamaan hallitustyön asettamiin vaatimuksiin, ulkopuolisista jäsenistä koostuvan hallituksen muodostaminen ei ole suositeltavaa.
Hallituksen tärkein tehtävä ja suurin lisäarvo erityisesti kasvuyhtiöissä muodostuu usein toimivan johdon tukemisesta ja sparraamisesta. Toimiva hallitustyö tarvitsee onnistuakseen yrityksen johdon ja omistajien sitoutumisen uuteen sekä valmiuden vastata hallitustyön asettamiin vaatimuksiin. Mikäli yhtiön johto ja omistajat eivät ole tähän muutokseen valmiita, ulkopuolisista jäsenistä koostuvaa hallitusta ei kannata vielä harkita.
Onnistuakseen johdon tulee olla valmis:
- keskustelemaan strategisesti
- kuuntelemaan neuvoja
- tekemään toimenpiteitä keskustelun pohjalta ja
- laittamaan tarvittaessa hallintoaan kuntoon
Onko sinulla aikaa ja malttia valmistella ja käydä keskustelua tulevaisuudesta?
Hallituksen tehtävä on pääsääntöisesti puhua pitkäjänteisistä ja strategisista asioista. Tilanteeseen, jossa operatiiviset asiat hallitsevat keskustelua ja strategiset asiat jäävät taka-alalle, hallitus ei välttämättä ole oikea työkalu. Hallituksen apua voi toki käyttää hetkellisesti tulipalojen sammuttamisessa, ja erityisesti kasvuyhtiöissä hallituksen pitää välillä pystyä sujuvasti liikkumaan ”stra-tegisten” ja ”operatiivisten” asioiden välillä, mutta pidemmän päälle operatiivinen toiminta ei kuulu hallituksen rooliin.
Samalla on hyvä muistuttaa, että hallituksesta saatava hyöty riippuu pitkälti siitä, miten hyvin hallituksen jäsenet ovat perillä yrityksen tilanteesta. Mikäli johdolta ei löydy aikaa valmistella hal-lituksen kokouksia ja perehdyttää hallituksen jäseniä, hallituksen mahdollisuus haastaa johtoa ja tarjota laadukasta keskustelua on hyvin rajallinen.
Kestätkö sen, että ajatuksiasi haastetaan ja joudut perustelemaan päätöksiäsi?
Hyvällä johtajalla ja yrittäjällä on kyky muodostaa visio ja pitää siitä kiinni. Tämän ominaisuuden kääntöpuoli saattaa olla tunnelinäkö, joka vaikeuttaa valitun polun ympärillä häilyvien haasteiden ja vaihtoehtojen havaitsemista. Monipuolisista osaajista koottu hallitus voi auttaa näkemään tilanteet uusista näkökulmista, mutta vain silloin, jos molemmilla osapuolilla on valmius käsitellä erilaisia mielipiteitä. Yrityksen visiosta ja tehdyistä päätöksistä voi käydä kriittistäkin keskustelua, kun asioita käsitellään asioina, eikä niistä muodostu ns. ”arvovaltakysymyksiä”.
Yrittäjän on hyvä myös muistaa olla aktiivinen ja kysellä hallituksen jäsenten mielipiteitä myös kokousten välissä. Muuten sparrausapu voi keskeisissä kysymyksissä jäädä saamatta. Tärkeintä on kysyä itseltään, onko valmis kuuntelemaan ulkopuolisia hallituksen jäseniä. Näitä sisältävän hallituksen muodostamisesta ei ole hyötyä, jos tähän ei ole valmis. Valtaa ja päätöksentekoa ei tarvitse luovuttaa muille kokonaan. Turhautuminen on kuitenkin väistämätöntä, jos kokoonpanoon valitaan osaavia ulkopuolisia henkilöitä, mutta yritys kuitenkin toimii jatkuvasti vastoin heidän neuvojansa.
Oletko valmis antamaan aikaa strategisten asioiden edistämiselle operatiivisten kiireiden keskellä?
Arjen kiireessä voi olla haastavaa priorisoida asioita, kun lukuisia päätöksiä ja toimenpiteitä tarvitaan ja tehdään reaaliajassa. Strategisten asioiden edistäminen vaatii kuitenkin pitkäjänteistä sitou-tumista ja ajan varaamista kalenterista. Hallitustyöskentelystä ei voi saada kaikkea irti, jos yrityksessä ei ole aikaa muuhun kuin operatiivisen toiminnan pyörittämiseen.
On tärkeää, että hallituksessa sovituista toimenpiteistä pidetään kiinni. Pahimmassa tapauksessa osaavat hallituksen jäsenet turhautuvat ja jättäytyvät pois, mikäli asiat eivät etene sovitusti. Tällöin mikään ei muutu ja aika, joka hallitustyöhön on käytetty, on valunut hukkaan.
Ovatko perusasiat, kuten talous, rahoitus ja hallinto kunnossa?
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä (yleistoimivalta). Mikäli yrityksen taloudellinen tilanne on epäselvä, on hankalaa saada mukaan osaavia ulkopuolisia hallituksen jäseniä. Avoimuus ja rehellisyys on aina ehdottoman tärkeää. Pieniä puutteita voi löytyä, kunhan niistä on kerrottu kunnolla ja peittelemättä etukäteen. Ulkopuolisten hal-litusjäsenten löytäminen tulee haasteelliseksi, jos kommunikaatio ei toimi tai tarvittavia raportteja ja pöytäkirjoja ei pystytä tuotta-maan.
Hyvin hoidettu hallinto ja raportointi houkuttelevat asiantuntijoita hallitukseen merkittävästi enemmän kuin yhtiö, jolla paperit sekaisin ja raportointi laahaa jäljessä. Hallitus kuitenkin vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti (yleistoimivalta) sekä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luo-tettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajan on annettava hallitukselle ja sen jäsenille tiedot, jotka ovat tarpeellisia hallituksen tehtävien hoitamiseksi.