Kasvuyrittäjä, muista nämä 7 asiaa sopimusta solmiessasi

Kasvuyrittäjä, muista nämä 7 asiaa sopimusta solmiessasi

1. Riitatilanteisiin kannattaa varautua jo hyvän sään aikana

Kun tekee bisnestä, riitoja tulee. Koska riitoja ei voi täysin välttää, niihin kannattaa varautua. Etukäteen on hyvä miettiä, mitkä ovat ne potentiaaliset tilanteet, joista riitaa voi tulla.

Riidoissa on pitkälti kyse riskien aktualisoitumisesta, ja sopimus on riskien allokaation väline. Harkitse riskien jakautumista avoimin mielin ennen sopimuksen solmimista.

Sopimuksissa on usein epäselvästi ja huonosti laadittuja riitojenratkaisu- ja lainvalintalausekkeita, ja ensimmäinen riidanaihe koskeekin usein sitä, miten riita tulee riidellä ja mitä lakia sopimukseen ja riitojenratkaisuun sovelletaan. Tämän vuoksi myös riitojenratkaisu- ja lainvalintalausekkeiden sisältöön tulee kiinnittää huomiota ja niistä kannattaa keskustella myös juristin kanssa.

Välitysinstituutit, kuten Keskuskauppakamarin välimieslautakunta, julkaisevat mallivälityslausekkeita verkkosivuillaan eri kielillä ja niitä voi helposti hyödyntää sopimuksia laadittaessa. Lainvalinta puolestaan on tärkeää sopia toisen sopimuskumppanin kanssa jo ennen kuin sopimusta aletaan laatimaan. Sovellettavalla lailla voi olla merkittäviäkin vaikutuksia sopimusten tulkintaan.

 

2. Älä oikaise sieltä, mistä ei pitäisi

Selvän sopimuksen laadintaan kannattaa panostaa, sillä sopimukset aiheuttavat hyvin usein tulkintaerimielisyyksiä, jotka johtavat myös riitaprosesseihin.

Esimerkiksi yrityksen ensimetreillä tehdyt osakassopimukset ovat yrityksen kannalta hyvin kriittisiä sopimuksia. Niistä myös usein aiheutuu riitoja. Usein osakassopimuksia tehdään kavereina ja hyvässä hengessä ajatellen, että mahdolliset tulevaisuuden riidat saadaan ratkaistua järkevästi neuvotellen.

Tilanteet kuitenkin muuttuvat ja Keskuskauppakamarin välimieslautakunnan tilastoissa viime vuonna välimiesmenettelyyn edenneistä riidoista 15 % koski osakassopimuksia. Nämä riidat ovat koskeneet niin kilpailu- ja salassapitoehtoja kuin sopimuksen ehtojen tulkintaan liittyviä erimielisyyksiä.

 

3. Laadi sopimuksia, joita voidaan noudattaa

Älä rakenna sopimuksiin mekanismeja, joista jo tekovaiheessa tiedetään, ettei niitä voi noudattaa tai ettei kukaan tule niitä käytännössä noudattamaan.

Riitoja tyypillisesti aiheutuu tilanteessa, jossa ollaan tehty ensin bisnestä hyvässä hengessä jo pidempään, ja erimielisyyden synnyttyä palataan sopimuksen sisältöön ja tajutaan, ettei olla tehty kuten sopimuksessa ollaan määritelty. Tämä on hyvin epäkiitollinen tilanne ja aiheuttaa päänvaivaa, puhumattakaan riidan selvittelyn vaatimasta ajasta ja rahasta.

Joskus on myös hyvä harkita, olisiko sopimuksen neuvotteleminen uudelleen ja muuttaminen järkevää, jos sen noudattaminen on syystä tai toisesta osoittautunut vaikeaksi.

 

 4. Muista, että joku toteuttaa solmittua sopimusta

On tärkeää kasvattaa organisaation tietoisuutta ja viestittää liiketoimintayksiköihin solmitun sopimuksen sisältö. Usein asiakassuhteissa toimitaan samalla tavalla kuin on aina muiden asiakkaiden kanssa toimittu. Uuden asiakkaan ja uuden sopimuksen kanssa ei välttämättä tiedetä, miten sopimusta pitäisi käytännössä toteuttaa.

Yrityksen sisäiset pelisäännöt ovat tärkeät: kaikille täytyy olla selkeää, kenellä on vastuu sopimuksen noudattamisesta ja sen toteutumisen seuraamisesta. Sopimusta toteuttavilla on oltava tiedossa selkeät askelmerkit epäselvien tai potentiaalisesti riitaisten tilanteiden varalle: milloin otetaan aikalisä ja yhteys esimieheen tai lakiosastoon. On tärkeää reagoida itsekin, jos sopimuskumppani valmistautuu riitelemään.

Yrityksen kulttuurin täytyy tukea omien virheiden myöntämistä, jotta epäkohdat saadaan tietoon mahdollisimman aikaisin. Näin voidaan välttyä aikaa vieviltä ja kalliilta riitaprosesseilta.

 

5. Muista ilmoittaa mahdollisista laiminlyönneistä kirjallisesti

Jos sopimusta ei noudateta, kannattaa pitää huolta omista oikeuksistaan ja reklamoida laiminlyönneistä toiselle osapuolelle kirjallisesti kohtuullisessa ajassa. Reklamaatio kannattaa aina toimittaa kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse, sillä puhelinsoittoa on myöhemmin vaikea osoittaa toteen. Usein reklamaatio unohtuu ja riidoissa vedotaan siihen, että vastapuoli ei ilmoittanut laiminlyönnistä oikealla tavalla kohtuullisessa ajassa.

Tietty tasapaino kannattaa kuitenkin säilyttää, sillä hyvän ja jouhevasti toimivan sopimussuhteen voi helposti romuttaa se, että sopimusta luetaan kuin piru Raamattua. Organisaatiossa onkin syytä keskittyä erityisesti niihin asioihin, joilla on sopimussuhteen ja oman organisaation kannalta merkitystä.

 

7. Sovinto vaatii rohkeutta, riitely ei niinkään

Riitelyyn käytetty aika on pois liiketoiminnan kehittämiseltä ja innovoinnilta. Katse ja resurssit pitäisi olla tulevaisuudessa – ei vanhoissa erimielisyyksissä. Riita on harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta bad for business.

Käsittele riitoihin liittyviä sovintoneuvotteluja kuin mitä tahansa bisnesneuvottelua – molemmilla on omat intressinsä ja molemmat useimmiten haluavat diilin. Toki on tilanteita, että periaatteen takia on näytettävä, että sopimuksesta pidetään kiinni. Välillä riitaa ei myöskään voi välttää ja silloin on liiketoiminnan kannalta tärkeää, että riita saadaan ratkaistua tehokkaasti. Tämän vuoksi eri riitojenratkaisumekanismit etuineen ja haittoineen on tärkeä tuntea jo sopimusta laadittaessa, jotta sopimukseen osataan lisätä oikeansisältöinen riitojenratkaisulauseke.

Juridinen prosessi, on sitten kysymyksessä välimiesmenettely tai riidanratkaisu tuomioistuimessa, vie väistämättä aikaa ja vaatii sekä taloudellisia että henkilöresursseja, erityisesti yrityksen johdolta. Tämän vuoksi etenkään hyvin pienen intressin ongelmissa ei välttämättä kannata ryhtyä juridiseen prosessiin, jos sen voi välttää esimerkiksi neuvottelemalla tai käyttämällä sovittelua.

Mikään ei estä käyttämästä riitojenratkaisulausekkeita, joissa yhteiset neuvottelut tai sovittelumenettely laitetaan ensisijaiseksi riidanratkaisumenettelyksi, mutta riidat voidaan tarvittaessa ratkaista lopullisesti välimiesmenettelyssä tai tuomioistuimessa. Kun sovittelun mahdollisuus todetaan jo sopimuksessa, päästään siitä pelosta, että toinen osapuoli luulee sovitteluhalun viestivän heikosta jutusta.

Sovittelua on käytetty perinteisesti liike-elämän riidoissa vielä vähän, mutta sovittelujen määrä myös liike-elämän riitojen ratkaisussa lisääntynee tulevaisuudessa. Ulkopuolisen sovittelijan rooli on fasilitoida osapuolten välistä keskustelua ja neuvotteluja, ja sitä kautta löytää uusia näkökulmia, jotta riidassa päästään eteenpäin. Onnistuneen sovittelun lopputuloksena on sovintosopimus, joka on tarvittaessa täytäntöönpantavissa.

 

7. Älä unohda inhimillisiä tekijöitä

Pyri riitatilanteessa eliminoimaan yksilökohtaiset motiivit ja emotionaaliset esteet – henkilökohtainen kiukku tulehduttaa tilannetta entisestään. Esimerkiksi riman alittavat sovintotarjoukset vain eskaloivat riitaa.

Monessa tapauksessa on järkevää siirtää vastuu riidan selvittämisestä muille kuin niille, joiden toiminnassa riita on syntynyt. Tai ainakin ottaa mukaan keskusteluihin henkilöitä, joilla ei ole emotionaalista kiinnekohtaa riitaan. Inhimilliset tekijät riitojen taustalla vaikuttavat sovintoneuvotteluidenkin dynamiikkaan, minkä vuoksi ne on tärkeää tiedostaa.

Kohtele kaikkia kunnioituksella – mitä kohteliaampi on, sitä helpommin asiat yleensä sujuvat. Kannattaa myös aina miettiä, mitä kirjallisesti lausuu: tulikivenkatkuiset sähköpostit eivät näytä hyvältä tuomarin tai välimiehen pöydällä, eivätkä ne yleensä auta sovinnon löytämisessäkään.

Usein sanotaan, että riidellään rahasta. Mutta aika harvoin riidellään vain siitä eurosta, vaan taustalla on paljon kaikkea, jolla voi itse asiassa olla riidassa paljon suurempikin vaikutus kuin pelkällä rahalla. Sovintokaan ei välttämättä rajoitu ainoastaan riidan kohteeseen. Luovuus ei ole pahaksi riidanratkaisussakaan.

 

 

Artikkelin vinkit ovat antaneet Keskuskauppakamarin riidanratkaisupalveluiden johtaja Heidi Merikalla-Teir sekä kaupalliseen riidanratkaisuun erikoistunut Roschierin osakas ja asianajaja Aapo Saarikivi Boardman Grow -verkoston VIP-tilaisuudessa 23.10.2018. Merikalla-Teirin ja Saarikiven alustuksen ja lisätietoja aiheesta löydätte täältä.

 

Annika Sipilä