4 vinkkiä hajautetun organisaation tehokkaaseen toimintaan

4 vinkkiä hajautetun organisaation tehokkaaseen toimintaan

Miljoona suomalaista siirtyi maaliskuussa 2020 etätöihin ja jatkaa sitä yhä syksyllä, kun valmistaudumme epidemian toiseen aaltoon. Kevät meni monella työpaikalla uuden oppimiseen.  Nyt viimeistään piti varmistaa, että kaikissa kannettavissa on kamera ja että koko henkilöstö osaa käyttää Teamsia. Kevään harjoittelun jälkeen perusasiat ovat nyt hallussa. Syksyllä ei enää ole varaa vain ”selviytyä” etätöissä. On aika ottaa hajautetun organisaation käytänteet ja kulttuuri kunnolla haltuun. Tiedonkulku, läpinäkyvyys ja tilivelvollisuus ovat tehokkaan yhteistoiminnan elinehto. Miten ne varmistetaan, kun osa ihmisistä on etätöissä, osa toimistolla ja osa jotain siltä väliltä?

Hajautetun organisaation toimisto on Teams

Kun merkittävä osa työstä tehdään muualla kuin fyysisellä toimistolla, siirtyy keskustelu ja yhdessä oleminen verkkoon. Moni hajautettu organisaatio nimittääkin digitaalista työskentelyalustaansa – Teamsia tai Slackia – toimistokseen. Siellä jaetaan tietoa, pyydetään apua kavereilta, päätetään arjen asioista ja vaihdetaan kuulumiset. Etuna fyysiseen toimistoon on sen skaalautuvuus: lähes rajaton määrä mahtuu samaan “kahvihuoneeseen”, pystyy seuraamaan tiettyyn asiakasprojektiin tai hankkeeseen liittyvää keskustelua tai auttamaan kollegaa ratkomaan ongelmaa.

Kaikki keskustelut käydään Teamsissa

Kaikki asiakkaita ja yhteistä työtä koskevat keskustelut pitää käydä yhteistyöskentelyalustalla, siis vaikka siellä Teamsissä. Mikäli käytäväkeskusteluita käydään, niiden päätöksistä laitetaan maininnat tarkoituksenmukaiselle kanavalle ja virallisten kokousten pöytäkirjat säilytetään kanavien tiedostoissa. Tiedostot ovat yhteisiä ja niitä työstetään yhdessä. Omalle koneelle ei tallenneta mitään. Näin kaikki tieto on täysin läpinäkyvää.

Tämän asian opettaminen voi olla hankalaa asiantuntijoille, jotka ehtivät toimia pitkään maailmassa, jossa tiedon panttaaminen oli valtaa ja omat muistikirjat säilytettiin pöytälaatikossa. Muutos on kuitenkin tehtävä. Maailmassa, jossa tiedon virta ja yhteisen ymmärryksen luominen tuottavat yhä suuremman osan lisäarvosta, asiakkaita ja yhteistä työtä koskevan tiedon säilyttäminen omissa kansiossa tai kahden keskisissä keskusteluissa on työnantajalta varastamista.

Kokoukset ovat aina online

Kaikki tämä vaikuttaa myös kokouskäytäntöihin. Jokainen on varmaan joskus osallistunut kokoukseen etänä tilanteessa, jossa suurin osa osallistujista on paikan päällä. Se on melko kammottavaa, eikö totta? Pääsääntöisesti etäosallistujat ovat kakkoskansalaisen asemassa, yrittävät epätoivoisesti saada kommenttia läsnäolijoiden väliin.

Hajautetun organisaation kokoukset ovat aina online-kokouksia. Olen tutustunut yrityksiin, joissa sääntö kieltää ketään kokoontumasta samaan tilaan, jos yksikin kokoukseen osallistuva on etäyhteyden päässä. Tällä varmistetaan kaikkien osallistuvien yhdenvertainen osallistumismahdollisuus. Puheenjohtajan tärkein tehtävä on huolehtia tehokkaasta, kaikki mukaan ottavasta dialogista.

Tavoitejohtaminen tekee uutta tuloaan

Tiedonkulku ja tiedon läpinäkyvyys eivät vielä riitä pitämään hajautetun organisaation toimintaa tehokkaana. Tarvitaan myös kirkkaat tavoitteet, jotka pitävät draivin päällä ja toiminnan yhdensuuntaisena. Erilaiset tavoitejohtamisen järjestelmät ovat taas kovassa nousussa etätöiden ja itseohjautuvuuden lisääntyessä. Hyvin toteutettuna ne pitävät huolta organisaation yhdensuuntaisuudesta (alignment) heikentämättä silti työntekijöiden autonomian kokemusta ja itseohjautuvuutta. Tähän liittyen haluan vinkata juuri ilmestyneestä suomenkielisestä Strategia arkeen OKR-mallilla -kirjasta, joka esittelee napakasti ja innostavasti Googlen kuuluisaksi tekemän tavoitejohtamisen järjestelmän. Parhaat tulokset olen huomannut saatavan, kun OKRstä räätälöidään oman organisaation erityispiirteisin sopiva versio.

Hajautettu organisaatio on oma otuksensa

Hajautettu organisaatio ei ole sama asia, kuin hajalleen ammuttu lähiorganisaatio. Se on omanlaisensa otus omanlaisineen toimintatapoineen ja prosesseineen. Moderni asiantuntijatyö, jossa asiakas on osa omaa organisaatiota, jossa ajatus kulkee työajasta riippumatta motivaation mukaan ja jossa kaikki työvälineet kulkevat repussa ja internetin pilvessä mukana, on luonteeltaan hajautettua. Emme vain ole aikaisemmin olleet pakotettuja toteuttamaan tätä ominaisuutta. Parhaimmillaan epidemia ja etätyösuositukset antavat yrityksille nyt niiden tarvitseman sysäyksen kehittää toimintatapojaan tehokkaammiksi ja ulosmittaamaan vihdoin ne investoinnit, joita it-ratkaisuihin on viime vuosikymmenet tehty.

Blogin kirjoittaja Karoliina Jarenko on organisaatiokonsultti ja yritysvalmentaja, Filosofian Akatemia Oy:n perustajajäsen ja Uuden työn puuhanaisena tunnettu yhteiskunnallinen vaikuttaja.